ECサイトは、商品登録や受注管理、問い合わせ対応、発送業務、集客など幅広い業務が発生します。

そのため、サイトの規模やスタイルによっては担当者の負担が大きくなり、他の業務に支障が出るケースも珍しくありません。

売上や注文数が増えるほど必要な作業も増えていきます。
ECサイトの成長に運営体制が追いつかなければ、発送の遅れや問い合わせ対応の負担増加など、新たな問題が発生するケースもあるでしょう。

ECサイト運営を効率化するためには、単純に作業時間を短縮するだけではなく、まず運営が回らない原因を把握し、自社に合った改善策を実践することが重要です。

本記事では、ECサイト運営が回らない主な原因と、効率化を実現するための5つのポイントについて解説します。

▼ ECサイト運営が回らない主な原因

ECサイトを運営する際は、受注管理や商品登録、顧客対応、集客など多くの業務が発生します。
規模が大きくなるほどやるべき業務が多くなる傾向にあり、特に少人数で運営している場合は、業務負担が重くなって運営が回らなくなるケースも珍しくありません。

ECサイト運営の効率化を進める前に、まずは自社のECサイト運営が回らなくなっている原因を確認しましょう。

ここでは、ECサイト運営が回らない主な原因を紹介します。

● 業務範囲が広く担当者の負担が大きい

ECサイト運営が回らなくなる最も大きな原因の一つが、業務範囲の広さと担当者の負担の大きさです。

例えば、新しい商品を販売する場合は、商品情報や画像を登録するだけでなく、在庫数や価格なども設定する必要があります。

さらに、販売開始後には受注管理や決済確認、商品の発送、問い合わせ対応なども発生します。
また、売上を伸ばすためには、SEOや広告、SNSなどを利用した集客も必要です。

これらの業務を単独～少人数で担当している場合、大きな負担になるケースも珍しくありません。

さらに、注文や問い合わせは自社の都合に合わせて発生するわけではありません。
注文のタイミングによっては予定していた別の業務を中断して対応しなければならず、計画通り仕事が進まず、担当者の負担がさらに大きくなる恐れがあります 。

業務量が増えてきた場合は、担当者の能力や努力任せにするだけでなく、運営方法そのものを見直すことが重要です。

● 人手やリソースが不足している

ECサイトをスムーズに運営するためには、人員だけでなく、業務に必要な時間や予算、知識などさまざまなリソースが必要です。

特に、ECサイトを本業と並行して運営している企業では、他の業務と兼任していても十分に対応できるシフトを組むことが重要です。

限られた人員で運営している場合、シフトに余裕がないと受注処理や発送など、その日のうちに対応する必要がある業務が優先されがちです。

その結果、商品ページの改善や売上分析など、すぐに対応しなくても業務自体は継続できる作業が後回しになり、運営が滞りがちになるケースもあります。

ECサイトの規模が大きくなってきた場合は、現在の運営体制が業務量に合っているか確認することも大切です。

● 集客や売上改善まで手が回らない

ECサイトをスムーズに運営するためには、「現在の注文を処理する業務」と「将来の売上を作る業務」の両方へ時間を使える運営体制を整えることが重要です。

運営が回らなくなる場合、受注や発送、問い合わせ対応などの日常業務を優先するあまり、SEO対策や広告運用などの集客施策が後回しになりやすい傾向があります。

ECサイトでは、注文された商品を発送し、問い合わせへ回答するだけでは、新規ユーザーの獲得が難しく、継続的に売上を伸ばすためには、SEO対策やSNS運用、広告などを活用することが大切です。

しかし、日常業務で担当者の時間を使い切ってしまえば、こうした改善まで対応できません。

● 業務が属人化している

業務が特定の担当者へ集中していることも、ECサイト運営が回らなくなる原因の一つです。

例えば、「商品登録の方法はAさんしか知らない」「広告の設定はBさんしかできない」といった状態では、担当者が不在になるだけで業務が止まる恐れがあります。

また、担当者ごとに作業方法が異なる場合、業務を引き継ぐ際に一から説明しなければならず、教育にも時間がかかります。

さらに、担当者の経験や感覚だけで業務を進めている場合、改善点を組織全体で共有しにくい点も問題です。

▼ ECサイト運営を効率化するために実践したい5つのポイント

ECサイト運営を効率化するには、日々の業務を見直し、改善を継続できる体制を整えることが重要です。

単純に担当者を増やすだけでなく、不要な作業を減らしたり、システムを活用したりする方法もあります。

ここでは、ECサイト運営を効率化するために実践したい5つのポイントを紹介します。

● 業務フローを見直す

まずは、現在行っている業務を洗い出し、業務フローを見直しましょう。

長期間同じ方法でECサイトを運営していると、以前は必要だった作業がそのまま残っていたり、同じ情報を複数のシステムへ入力していたりすることがあります。

現在行っている業務を一覧にし、「本当に必要な作業か」「重複している作業はないか」「自動化できないか」などを確認してみましょう。

また、業務の順番を変更するだけで効率化できる場合もあります。

● ツールやシステムを活用する

受注管理や在庫管理などの定型的な作業は、ツールやシステムを活用することで効率化できる場合があります。

例えば、受注管理システムを導入して注文情報をまとめて管理できれば、複数の管理画面を行き来する手間を減らせるでしょう。

また、在庫情報を連携できるシステムを活用すれば、販売チャネルごとに在庫数を手作業で変更する負担も軽減できます。

手作業を減らすことは、作業時間の短縮だけでなく、入力ミスや確認漏れなどの人的ミスを防ぐことにもつながります。

● 業務を標準化・マニュアル化する

ECサイトを安定して運営するためには、業務を標準化し、誰でも同じ手順で対応できる環境を整えることが重要です。

作業方法が明確になれば、担当者による対応の違いを減らせるだけでなく、新しい担当者への引き継ぎもしやすくなります。

ただし、マニュアルは一度作成して終わりではありません。ECサイトの仕様や業務フローが変更された場合は内容を見直し、常に実際の業務と合った状態にしておきましょう。

● 集客施策を継続できる仕組みを作る

ECサイトの売上を伸ばすためには、日々の運営業務だけでなく、集客施策を継続できる仕組みも必要です。

また、SEOやSNS、広告などの集客施策は、一度実施すれば終わりではありません。
その一方で、集客施策は発送や顧客対応などに比べると後回しにされがちです。

継続的に集客へ取り組める体制を構築することで、日常業務だけに追われる状態を防ぎ、将来の売上につながる施策にも時間を使いやすくなります。

例えば、毎週決まった曜日にSNSの投稿を作成する、月に一度アクセス状況を分析するなど、集客に取り組む時間をあらかじめ業務として設定すると、業務を後回しにせずにすみます。

● 必要に応じて代行業者を活用する

自社で対応することが難しい業務は、代行業者へ作業の一部を外部委託する方法もあります。

特に、SEOや広告運用、Webサイトの改善などは専門的な知識が求められるため、担当者が一から学習して対応するより、専門会社へ依頼したほうが効率的な場合もあります。

外部委託によって確保した時間を商品企画や販売戦略など、自社で優先したい業務へ使うことも可能です。

自社で対応したほうがよい業務と、外部のノウハウやリソースを活用したほうがよい業務を整理し、必要な部分から外注を検討しましょう。

▼ ECサイト運営を効率化する際の注意点

ECサイト運営の効率化では、作業時間を短縮することだけを目的にしないことが重要です。

ここでは、効率化を進める際に注意したいポイントを紹介します。

● 効率化だけを目的にしない

ECサイト運営を効率化する目的は、単純に担当者の作業時間を減らすことだけではありません。

削減した時間を集客や商品企画、サイト改善などに活用し、よりよい運営につなげることが重要です。

また、商品登録にかかる時間を減らすことだけを優先し、説明文や画像が不十分になれば、購入を検討しているユーザーへ商品の魅力を十分に伝えられません。

業務を見直す際は、「時間をどれだけ削減できるか」だけでなく、「売上や顧客満足度にどのような影響があるか」も考えましょう。

● 自社に合ったツールや運営方法を選ぶ

ECサイト運営を効率化するツールやサービスは数多くありますが、すべての企業に同じ方法が適しているわけではありません。

ツールを導入する際は、導入や運用に必要な時間、既存システムとの連携なども確認することが重要です。

自社の事業規模や商品数、注文数、担当者数などを考慮し、無理なく継続できる方法を選びましょう。

● 効果測定と改善を継続する

ECサイト運営の効率化は、一度業務を見直せば完了するものではありません。

商品数や注文数が増えたり、販売チャネルが追加されたりすれば、最適な運営方法も変化します。

そのため、効率化施策を実施した後は、本当に効果が出ているのかを確認することが大切です。

外部へ業務を委託した場合も、担当者の作業時間だけでなく、売上や顧客対応などへの影響を確認しましょう。

▼ ECサイト運営代行を活用するポイント

運営代行会社には、商品登録や受注対応などの日常的な業務から、SEOや広告運用などの集客施策まで依頼できます。

ここでは、ECサイト運営代行を活用するポイントを紹介します。

● 商品登録や受注対応のみ依頼する

ECサイト運営では、商品数や注文数が増えるほど、商品登録や受注対応に必要な作業時間も増えていきます。

商品登録や受注対応、発送など定型的な業務を運営代行会社へ依頼すれば、社内担当者の負担を大幅に減らせます。

すべての業務を委託する必要はないため、依頼しやすいのもメリットです。

● SEOや広告運用を専門会社へ任せる

SEOや広告運用など、専門的な知識が必要な業務を運営代行会社へ依頼すれば、集客に高い効果を得られるケースもあります。

SEOでは検索キーワードの選定やコンテンツ制作、効果測定などが必要です。広告運用でも、広告を出稿するだけでなく、配信対象の設定や予算管理、成果の分析などを継続して行わなければなりません。

専門会社のノウハウを活用することで、自社だけで試行錯誤するより効率的に集客施策を進められるでしょう。

● 自社に合った運営体制を構築する

ECサイト運営代行を利用する場合でも、すべての業務を外部へ委託する必要はありません。

例えば、商品企画や顧客とのコミュニケーションなど、自社の商品やブランドへの理解が必要な業務は社内で対応し、商品登録や広告運用などを外部へ任せる方法がおすすめです。

また、将来的に委託する業務を増やす予定がある場合は、商品登録から集客、受注対応などまで幅広く対応できる運営代行会社を選んでおくと、委託先を変更する負担も抑えられます。

自社の課題や予算、担当者の人数などを整理し、社内対応と外部委託を適切に組み合わせましょう。

▼ まとめ

ECサイト運営では、受注管理や商品登録、問い合わせ対応、集客など多くの業務が発生するため、運営体制によっては日々の業務だけで手一杯になることも少なくありません。

運営を効率化するためには、まず業務が回らなくなっている原因を把握することが重要です。業務フローの見直しやツールの活用、業務の標準化など、自社の課題に合わせた方法で改善を進めましょう。

また、効率化によって生まれた時間を集客や商品企画、サイト改善などへ活用することで、売上向上にもつなげられます。

自社だけで対応することが難しい業務がある場合は、ECサイト運営代行会社を活用する方法もおすすめです。商品登録や受注対応、SEO、広告運用など、必要な業務だけを外部へ依頼することで、業務を大幅に効率化できるでしょう。